GİZLİLİK POLİTİKASI
Veri Sorumlusu: Kentim Kent Hizmetleri Anonim Şirketi (“Şirket”)
Adres: Halide Edip Adıvar Mah. Darülaceze Cad. No:3, Kat:7, Akın Plaza, Şişli / İstanbul
Telefon: 444 5 219
KEP: kentimkenthizmetleri@hs02.kep.tr
E-posta: muhasebe@sislikentim.com
Şirket, özel hukuk hükümlerine tabi bağımsız bir anonim şirkettir; Şişli Belediyesi’nin %100 iştiraki olmakla birlikte 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) bakımından ayrı ve bağımsız bir veri sorumlusudur. İşbu metin, KVKK m.10 ve “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” uyarınca, Şirket’in sunduğu ürün ve hizmetlere ilişkin süreçlerde kişisel verilerin elde edilmesi, işlenmesi, aktarılması, saklanması ve güvenliğinin teminine yönelik usul ve esasları, ilkelere ve hukuki dayanaklara açık atıflarla birlikte kamuoyunun bilgisine sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
- Amaç, Kapsam ve İlkeler
Şirket nezdinde yürütülen faaliyetlerde kişisel verilerin işlenmesi; başta özel hayatın gizliliği olmak üzere temel hak ve özgürlüklerin korunmasına, veri güvenliğinin sağlanmasına ve veri minimizasyonuna yönelik hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğruluk ve güncellik, belirli, açık ve meşru amaç, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri (KVKK m.4) gözetilerek icra edilmekte; her bir işleme faaliyeti bakımından hukuki sebep açıkça belirlenmekte ve ilgili kişi grupları, veri kategorileri, saklama süreleri ve alıcı grupları, işleme envanteri ile VERBİS beyanlarıyla uyumlu biçimde kayıt altına alınmaktadır.
- Elde Etme Yöntemleri ve Veri Kategorileri
Kişisel veriler; web sitesi ve dijital kanallar (iletişim formları, e-posta, çağrı merkezi), fiziki mekân ziyareti (ziyaretçi kayıtları, kamera görüntüleri), satış/gişe ve sözleşme süreçleri, eğitim-tanıtım-organizasyon katılımları ile Komşu Masa, CİMER ve benzeri başvuru kanallarından; otomatik veya otomatik olmayan yollarla, kısmen veya tamamen veri kayıt sisteminin parçası olarak elde edilebilmektedir. İşlenen veri kategorileri, somut işleme faaliyetine göre değişebilmekle birlikte; kimlik, iletişim, işlem/işlem güvenliği (IP, log), fizikî mekân güvenliği (kamera), talep/şikâyet içeriği ve sözleşme/finans verileri ile sınırlıdır.
Özel nitelikli kişisel veriler (KVKK m.6) yalnızca ilgili mevzuatta açıkça öngörülen zorunlu hallerde (ör. 6331 sayılı Kanun kapsamındaki iş sağlığı ve güvenliği süreçleri) ve Kurul’un belirlediği yeterli teknik ve idari tedbirler alınarak işlenmekte olup, bunun dışındaki hallerde açık rıza temin edilmedikçe işleme faaliyeti gerçekleştirilmemektedir.
- İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel veriler;
(i) başvuru, talep ve şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması, başvuru sahibinin bilgilendirilmesi;
(ii) ürün ve hizmetlerin sunulması, sözleşme öncesi süreçlerin yürütülmesi, ifa ve ifaya ilişkin kayıtların oluşturulması;
(iii) hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması (denetim, iç kontrol, mali ve vergi yükümlülükleri, uyuşmazlık ve talep-itiraz yönetimi);
(iv) Şirket lokasyonlarında fizikî mekân güvenliğinin temini;
(v) hizmet kalitesinin artırılması amacıyla raporlama, istatistik ve iyileştirme süreçlerinin yürütülmesi;
(vi) yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuat kaynaklı bildirimlerin yerine getirilmesi;
(vii) Komşu Masa/CİMER başvurularının ilgili kanallar üzerinden koordinasyon suretiyle neticelendirilmesi
amaçlarıyla ve KVKK m.5/2’de sayılan hukukî sebepler çerçevesinde (özellikle m.5/2-c: sözleşmenin kurulması/ifası için zorunluluk; m.5/2-ç: veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi; m.5/2-e: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; m.5/2-f: meşru menfaat) işlenmektedir. Pazarlama/duyuru içerikli iletişimler, ancak ayrı ve özgür iradeye dayalı açık rıza bulunması halinde yürütülür ve rıza her zaman geri alınabilir.
- Aktarım, Belediyeyle Koordinasyon ve Yurt Dışı Aktarım
Kişisel veriler, gereklilik ve ölçülülük ilkeleri saklı kalmak kaydıyla;
(a) Şirket içi yetkili birimlere;
(b) BT/hosting/e-posta/çağrı merkezi gibi hizmet sağlayıcılarına ve veri işleyenlere (sözleşmesel güvenlik ve sır saklama yükümlülükleri altında);
(c) yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargısal/idari mercilere (usulüne uygun talep/ödev kapsamında);
(d) Komşu Masa/CİMER başvurularının sonuçlandırılması ve belediye kanallarındaki süreçlerin tamamlanması için, Şişli Belediyesi’ne (belediye ayrı veri sorumlusudur)
aktarılabilmektedir.
Sunucuların veya tedarikçilerin yurt dışında bulunması hâlinde KVKK m.9 hükümleri uygulanmakta; yeterli koruma veya Kurul izni bulunmayan ülkelere açık rıza olmaksızın yurt dışı aktarım yapılmamaktadır.
- Saklama Süreleri ve İmha
Kişisel veriler, işleme amaçlarıyla bağlantılı ve mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak muhafaza edilmekte; sürelerin sona ermesiyle silme, yok etme veya anonim hâle getirme yöntemlerinden biri uygulanmaktadır. Bu kapsamda;
— başvuru/iletişim kayıtları 2 yıl;
— sistem/erişim logları 2 yıl (5651 sayılı Kanun);
— kamera görüntüleri 30 gün (Kurul ilke kararları);
— sözleşme ve finans belgeleri 10 yıl (TTK/VUK);
— İSG kapsamındaki sağlık kayıtları (varsa) 15 yıl (6331) süreyle saklanır.
İmha işlemleri, Şirket Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca kayıt altına alınır ve denetime hazır bulundurulur.
- Veri Güvenliği Tedbirleri
KVKK m.12 uyarınca Şirket; erişim yetkilerinin rol-bazlı kurgulanması, kimlik doğrulama politikaları, ağ/uygulama güvenliği, şifreleme, loglama, yedekleme, fizikî arşiv güvenliği ile periyodik zafiyet taraması/sızma testi faaliyetlerini içeren teknik ve idari tedbirleri yürütmekte; veri işleyenlerle akdedilen sözleşmelere veri güvenliği ve sır saklama hükümleri dercedilmekte ve gerektiğinde denetim-raporlama mekanizmaları işletilmektedir.
- Komşu Masa ve CİMER Süreçleri
Belediye kanalları üzerinden (Komşu Masa, CİMER) Şirket’e intikal eden başvurular, başvurunun doğruluğu, bütünlüğü ve izlenebilirliği gözetilerek elektronik sistemlerde kayıt altına alınmakta; başvurunun mahiyeti gerektiriyorsa yalnızca gerekli ve ölçülü kapsamda Şişli Belediyesi ile koordinasyon tesis edilmekte ve yanıt ilgili kanal üzerinden başvuru sahibine ulaştırılmaktadır. Bu süreçler, meşru menfaat (KVKK m.5/2-f), bir hakkın tesisi/korunması (m.5/2-e) ve hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) hukuki sebeplerine dayanmaktadır.
- İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Usulü
KVKK m.11 uyarınca ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımını öğrenme, verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, verilerin düzeltilmesini, silinmesini/yok edilmesini ve bu işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik işleme dayalı aleyhe sonuçlara itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle tazminat talep etme haklarına sahiptir.
Söz konusu talepler, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”e uygun olarak;
Şahsen/posta (ıslak imza): Halide Edip Adıvar Mah. Darülaceze Cad. No:3, Kat:7, Akın Plaza, Şişli / İstanbul (zarf/üst yazı: “KVKK Kapsamında Bilgi/ Başvuru Talebi”),
KEP: kentimkenthizmetleri@hs02.kep.tr (başvuru sahibine ait KEP adresinden),
E-posta (güvenli e-imza/mobil imza ile): muhasebe@sislikentim.com,
kanallarıyla Şirket’e iletilir. Başvurular talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlükârda en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarifesi uygulanabilir. Şirket, kimliğin/temsil yetkisinin teyidi amacıyla ek bilgi/belge talep edebilir.
- Çerezler ve Benzeri Teknolojiler
Şirket internet sitesi üzerinde çerez ve benzeri teknolojilerin kullanımına ilişkin esaslar Çerez Politikası’nda düzenlenmekte olup; çerez mimarisi ve tercih yönetimi, rıza gerektiren hallerde önceden bilgilendirme ve tercih paneli üzerinden yürütülür; zorunlu olmayan çerezler bakımından rıza yoksa işleme yapılmaz.
- Yürürlük, Güncelleme ve Uyuşmazlık
İşbu metin, yayımı tarihinde yürürlüğe girer; mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları veya veri işleme faaliyetlerimizde vukuu bulacak değişiklikler karşısında güncellenebilir ve güncel sürüme Şirket iletişim kanallarından erişilebilir. Politikanın uygulanmasından doğacak uyuşmazlıkların çözümünde İstanbul (merkez/Şişli) Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.
